Расширение «Сервисный центр» для 1С:КА (1С:УТ, 1С:ERP)
Наша новая разработка — модуль «Сервисный центр» для «1С:Комплексная автоматизация» (далее — модуль СЦ) — предназначена для автоматизации деятельности предприятия по направлению оказания услуг гарантийного и послегарантийного ремонта, обслуживания бытовой техники и различного оборудования. Модуль также подойдет для «1С:Управления торговлей» и «1С:ERP Управления предприятием».
История разработки:
Компания, занимающаяся оптово-розничной торговлей оборудованием и запасными частями, обратилась к нам за внедрением «1С:КА» взамен используемых «1С:УТ 10», «1С:БП» и «1С:ЗУП». Одной из задач была разработка и внедрение блока «Сервисный центр», так как одним из направлений деятельности заказчика является гарантийный и постгарантийный ремонт оборудования. Из-за того что клиент хотел уйти от необходимости синхронизировать данные различных конфигураций «1С», а также желал получить максимально простое решение без лишних для себя функций, внедрение «1С:Управление сервисным центром» в связке с «1С:КА» мы почти не рассматривали — нужен был именно новый раздел учета в «1С:КА».
Среди пожеланий заказчика были:
возможность использовать модуль СЦ без снятия конфигурации с поддержки;
возможность учета как гарантийных ремонтов, так и ремонта оборудования, не находящегося на гарантии;
возможность принимать в ремонт оборудование, отсутствующее в справочнике;
возможность печати этикеток, маркирующих принятое оборудование, и квитанций для клиента;
улучшение контроля над процессами (возможность отслеживать статус каждой заявки и историю ремонтов, контролировать сроки выполнения работ);
автоматизация оформления заявок, подбора запчастей и расчета стоимости ремонта.
Что сделано:
Разработано и внедрено расширение, оптимизирующее работу персонала СЦ и позволяющее приемщикам, мастерам и руководителю СЦ:
формировать и оперативно отслеживать заявки на ремонт оборудования с указанием всех необходимых характеристик, фиксацией дефектов, этапов и сроков выполнения заявок, наличия гарантии,
вносить результаты диагностики и прочие примечания,
использовать систему кодирования принятого оборудования, что упрощает его идентификацию,
регистрировать материалы и работы, требуемые для выполнения ремонта, путем подбора из справочника,
автоматически списывать запасные части и материалы со склада при выполнении ремонтных работ,
автоматически устанавливать стоимость работ и использованных материалов по данным основного учета в организации,
выводить на печать акты, квитанции и этикетки с автоматическим заполнением данных, внесенных в документ,
формировать различные аналитические отчеты,
настраивать параметры согласно специфике работы конкретного сервисного центра,
принимать оплату как в безналичном, так и в наличном виде с формированием типовых документов (Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ, чек ККМ).
Как это сделано:
В типовом штатном решении 1С:КА было разработано расширение, в котором мы добавили новые
Подробное описание работы с расширением «Сервисный центр»:
Сначала создаем элемент в справочнике «Сервисный центр» и задаем его настройки. Если сервисных центров несколько, то создаем и настраиваем новые.
Заполняем основные справочники и можем переходить к созданию документов «Ремонт».
Заполнение данных о клиенте:
После создания документа в первую очередь надо выбрать из справочника клиента, если он ранее обращался, или создать нового, если он обращается впервые.
При заполнении данных клиента, если значение для какого-либо поля является единственным, оно подставится автоматически (например, «СЦ», «Контрагент», «Договор»).
«Контактное лицо» и «Телефон» можно заполнить, выбрав значение из справочника и/или введя любой текст с клавиатуры.
Заполнение информации об оборудовании, принятом в ремонт:
Заполнить поле «Номенклатура» (принятое в ремонт оборудование) можно либо путем ввода с клавиатуры произвольного наименования, либо выбрав его из справочника.
При необходимости нужно ввести «Серийный номер» и установить признак «Гарантийный ремонт» в соответствующем поле. Номер в колонке «ШК» (уникальный порядковый номер оборудования, принятого в ремонт) заполнится автоматически при записи документа (для удобства идентификации на оборудование наклеиваем распечатанную этикетку с номером ШК, наименованием клиента, оборудования и номером/датой документа «Ремонт»).
Поле «Комплектация» можно заполнить, выбрав пункт из справочника и/или вводом с клавиатуры. Поля «Неисправность со слов клиента», «Результат диагностики», «Примечание» заполняются вводом с клавиатуры.
Работа с документом «Ремонт»:
Для каждой позиции оборудования пользователь может установить соответствующий этапу ремонта статус («Принят на диагностику», «На ремонте», «Готов к выдаче» и прочее). Установленный последним статус будет отображаться справа от наименования оборудования в колонке «Текущий статус».
Список возможных статусов и возможность создания на определенном статусе связанных документов задаются в справочнике «Статусы ремонта».
Статус «Новый» устанавливается автоматически для любой добавленной номенклатуры (принятого оборудования). При статусе «Закрыт» какие-либо действия по данному оборудованию невозможны для пользователя без наличия у него полных прав.
На вкладках формы документа «Работы», «Материалы» пользователь указывает позиции номенклатуры (услуги, запчасти), использованные во время ремонта (отображаются позиции, относящиеся к конкретной строке оборудования).
В случае если на форме подбора номенклатуры нужно видеть остатки не по конкретному складу, а, например, остатки по группе «Оптовые склады», нужно в поле «Склад (для подбора)» в карточке настройки СЦ выбрать группу «Оптовые склады». Это может потребоваться, если запасные части хранятся на разных складах.
Из документа «Ремонт» можно и нужно создавать штатные для «1С:КА» документы, такие как «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Акт выполненных работ», «Чек ККМ», «Внутреннее потребление». В созданных документах отображается ссылка на документ-основание «Ремонт», по которой можно перейти к указанному документу. Эти документы отражают типовые хозяйственные операции в учете по итогам ремонта. Например, фиксируют продажу, выручку, списание материалов и запасных частей, движения денежных средств.
Любой из указанных документов создается на основании документа «Заказ клиента», которым производится резервирование материалов до момента их реализации конечному потребителю.
Если «Заказ клиента» уже был создан, но на вкладках «Работы» или «Материалы» были внесены изменения (номенклатура, количество, цена) или был установлен/снят признак гарантии для оборудования, то внести изменения в созданный ранее «Заказ клиента» можно, нажав кнопку «Обновить заказ».
История создания документов для каждой конкретной позиции оборудования отображается на вкладке «Документы». В структуре подчиненности сохраняется вся цепочка создававшихся документов на основании конкретного документа «Ремонт». Структура отображается в виде дерева для удобства разграничения созданных документов по строкам (принятого оборудования).
Формы рабочих мест:
Рабочее место приемщика представляет собой список документов «Ремонт» с настраиваемой панелью отборов и командной панелью. В левой части командной панели расположены кнопки для создания и копирования документов, кнопка структуры подчиненности и движений документа, кнопка печати документов и кнопка поиска по штрихкоду (далее — ШК).
При нажатии кнопки «Поиск по штрихкоду» нужно либо ввести номер ШК, либо отсканировать штрихкод этикетки, после чего автоматически будет открыт документ, содержащий указанный ШК, с позиционированием на строке с соответствующим ШК.
Рабочее место мастера и менеджера позволяет производить поиск по ШК, формировать быстрый отбор по конкретному статусу (с отображением количества оборудования, находящегося в конкретном статусе), а также видеть информацию по каждой позиции оборудования без открытия соответствующего документа.
Заключение:
Использованные инструменты помогают структурировать и контролировать процесс ремонта, анализировать результаты выполнения его этапов, оптимизировать работу сотрудников. Разработанное расширение в полной мере удовлетворило требованиям заказчика и способствует повышению качества обслуживания и эффективности работы сервисного центра. Интуитивно понятный интерфейс позволяет быстро освоить работу с системой даже неопытным пользователям.
Автор: Данилова Наталья, ООО «Деловые решения», г. Барнаул.
Барнаул, ул.Покровская, 7
1С:Медицина
