Проект перехода на 1С: Комплексная автоматизация в оптово-розничной торговой компании взамен существующей связки УТ10.3, Бухгалтерии, ЗУП с консолидацией данных.

Хочется рассказать о проекте, достаточно масштабном для нашей компании, который мы успешно выполнили в этом году.  Думаю, что материал может быть полезен для ознакомления с примером реализации внедренческой задачи с использованием проектного подхода. Краткое содержание: сначала описана исходная ситуация у заказчика, далее приведены этапы проекта и табличка с подробным описанием содержания этапов. В конце подведены итоги: что получил заказчик и какие у него дальнейшие планы.

Про заказчика и исходная ситуация.

Оптово-розничная торговая компания не из нашего региона, с которой мы познакомились ранее на теме интереса к нашей разработке, для учета по складским ячейкам для 1С:Управление торговлей 10.3, опубликованной на нашем сайте. Эту доработку мы им и установили в свое время. В структуре компании несколько крупных оптовых складов, несколько розничных магазинов, активная работа с маркетплейсами, с интернет-магазином на собственном сайте, сервисный центр по ремонту бытовой техники.

Программный учетный комплекс состоял из: 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 (далее УТ10), 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3 (несколько информационных баз, далее БП), 1С:Зарплата и управление персоналом (далее ЗУП). Количество пользователей в «1С» - 70.

С одной стороны, в компании в течение многих лет адаптировалась используемая УТ10 с помощью программистов под свои нужды.

С другой стороны, до некоторых важных механизмов или руки так не дошли или не попался знающий специалист «1С», например: первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции в УТ10 с помощью нештатных (почему-то) механизмов синхронизации выгружались в БП частично, можно сказать в полуавтоматическом режиме, большая часть документов в БП билась вручную. Никакой интеграции с маркетплейсами не использовалось! Все заказы, а их немало, бились вручную в «1С», да и номенклатура с актуальными ценами не выгружалась из УТ10, а вносилась на все ресурсы вручную.

Потребность в переходе на актуальную программу.

В связи со снятием с поддержки решения УТ10 и необходимостью в перспективе работать с актуальным функционалом маркировки, ЭДО, ЭПД и так далее, потребностью иметь обновляемое, соответствующее требованиям законодательства решение, руководство поставило вопрос о плановом переходе на актуальную версию товароучетной программы на платформе «1С», в чем нас и попросили помочь.

В «конкурсе», где мы клиенту предоставили право выбора лучшего варианта между 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексаня автоматизация (далее КА) победила КА. Связано это было во-первых, с выявленными планами Заказчика в перспективе открыть производственное подразделение, а в КА, как мы знаем есть производство, в отличие от 1С:УТ11. Во-вторых, с желанием отказаться от лишних обменов данными с бухгалтерской и зарплатной программами, от которых у заказчика уже накопилась усталость. Таким образом, было желание вести управленческий и бухгалтерский учет в единой системе.

 

Инициация проекта

Что же далее? Далее мы подготовили коммерческое предложение, с помощью которого донесли до клиента ключевые моменты: что управление решением такой задачи, в связи с ее масштабностью, надо делать с использованием проектных технологий, указали перечень и последовательность этапов проекта дали ориентировочную оценку стоимости и срокам. По итогам переговоров был подписан договор, соблюдены все условия для того, чтобы можно было приступить к первому этапу проекта – Обследованию существующей системы учета.

Этапы проекта и задачи, выполненные в ходе проекта.

Сначала кратко перечислим этапы, на которые мы разбили проект.

• Обследование существующей системы учета
• Подготовка прототипа информационной базы, развертывание
• Моделирование учетных процессов тестовой системе
• Миграция данных из старой системы в новую
• Разработка программистом (на основании требований, технических заданий)
• Обучение пользователей
• Запуск работы в новой системе
• Послепусковая консультационно-техническая поддержка

 Далее, для тех, кому интересно поподробнее, думаю, удобно и наглядно будет привести информацию о задачах и результатах этапов в табличном виде. Уточню, что этапы работ, вроде бы и указаны в разумной последовательности, но выполнялись, по возможности, с наложением друг на друга, так быстрее. Например, этапы моделирования и разработки шли в одно и то же время. Намоделировали, выявили потребность в доработке, подготовили техзадание, согласовали – отдали программисту, продолжаем моделировать. В принципе, разработка как началась, так и не останавливалась по сегодняшний день.

Этапы, работы, результаты проекта

Этап	Работы/задачи	Результаты этапа	Выходные документы этапа
Обследование существующей системы учета	Выезд в регион клиента двух специалистов, интервьюирование ключевых пользователей отделов Обработка результатов – подготовка протоколов интервью Анализ информации, подготовка документа «Отчет об обследовании»  Подготовка документа «План-график работ»	Этап обеспечил возможность подготовки плана проекта, что и было выполнено	Отчет об обследовании (описание работы отделов на основании интервью, состав работ проекта),  План-график выполнения работ
Подготовка прототипа информационной базы, развертывание	Установка «1С» на сервере, первоначальная настройка, контроль запуска на всех рабочих местах Заказчика Перенос данных штатными средствами из УТ10 в КА для подготовки тестовой информационной базы.	На сервер Заказчика установлена информационная база КА (с перенесенными справочниками, какими то остатками) для дальнейшего тестирования, обучения, доработок, подготовки к переходу
Моделирование учетных процессов тестовой системе	Моделирование. Закупки Моделирование. «Оптовые продажи» Моделирование. «Склады оптовые» Моделирование. «Розничные продажи». Моделирование. «Бухгалтерский и налоговый учет в КА» Моделирование. «Интеркампани» Моделирование. «Сервисный центр». Моделирование. «Зарплата и кадры»	·         Уточнение и реализация учетных процессов в тестовой среде Совместное с представителем Заказчика тестирование контрольных примеров Подготовка и согласование требований (технических заданий) на индивидуальные доработки. Тестовая проверка подключения кассового оборудования  Фиксация результатов разработки модели учета в документе «Отчет по результатам моделирования»	Отчет по результатам моделирования процессов Спецификации требований и/или Техническое задание на доработки
Миграция данных из старой системы в новую	Вопросы анализа и разработки средств переноса данных из УТ10, БП3, ЗУП (в количестве нескольких информационных баз), дополнительно к штатным средствам.	К запуску разработаны дополнительные средства переноса данных их старых систем: для переноса нетиповых реквизитов номенклатуры, правильных остатков по складам из УТ10, остатков по бухгалтерскому учету из нескольких баз БП, перенос документов модуля «Сервисный центр» (в состоянии ремонта «в работе») С помощью указанных средств при запуске выполнен корректный перенос данных, реализована дополнительная их обработка (например, автоматизировано сопоставление фактических складских остатков и бухгалтерских данных)	В процессе итогового переноса данных по остаткам выполнялась фиксация исходных данных и результата как доказательства заказчику точного переноса данных в дальнейшем.       Пример: Бухгалтерские остатки из БП, сохраненные в ОСВ совпадают в количественном и суммовом выражении с отчетом Остатки организаций в КА.
Разработка программистом (на основании требований, технических заданий)	Некоторые из задач по разработке (их было много)  Средства переноса данных из УТ10 и БП и их нормализации (см. этап «Миграция данных»). ·Новый модуль «Сервисный центр», аналог модуля в УТ10.  Механизм обмена данными с интернет -магазином. ·Доработки формы «Подбор номенклатуры»: вывод информации о всех ценах, остатках по всем складам и организациям.  Реализация механизма пробития чека при продаже с разных складов одним ККМ.  Механизм разбивки документов Заказа покупателя, Перемещений по организациям за которыми числится товар.
Обучение пользователей	Подготовка материалов для обучения пользователей на основании выработанных моделей учета: текстовые и видеоинструкции.  Проведение «уроков» ключевым пользователям с демонстрацией учетных операций Подготовка документов «Практическое задание для аттестации сотрудников» - для тренировки перед Запуском, на разные темы	Сотрудники получили начальную подготовку перед запуском и материалы для обучения в процессе работы.	Текстовые инструкции пользователей ·Видео-инструкции пользователей ·Документы «Практические задания для аттестации сотрудников»
Запуск работы в новой системе	Итоговая работа с прототипом информационной базы КА перед запуском: удаление тренировочных документов, перенос начальных данных, настройка прав и ролей пользователей, подключение ККМ, сканеров штрихкода. Выезд для консультационно-технической поддержки запуска в регион клиента (3-х специалистов).  Консультационно -техническая поддержка пускового периода.	С 01.01.2026 работа осуществляется в новой программе КА!
Послепусковая консультационно-техническая поддержка	Консультационно -техническая поддержка пользователей послепускового периода, а также донастройка, дообучение, контроль. Курирование управленческого и бухгалтерского учета, работа с финансовым результатом, закрытием месяца. Внедрение учета и продаж маркированной продукции	Работа ведется в КА, релиз актуальный. Функциональность учета относительно старой версии не только повторена, но и расширена.	Бухгалтерская отчетность за 1квартал сдана!

 

Что получил заказчик, качественные улучшения в учете по итогам проекта.

Замечу, что мы старались не перегружать проект внедрением новой функциональности, изменением бизнес-процессов, что по опыту, увеличивает риск завалить проект перехода с программы на программу. Поскольку, возникают новые задачи для пользователя, которые они ранее не делали, отсюда ненужные организационные проблемы в процессе запуска. Сотрудники ходят, жалуются начальству, что они «это новое» делать не будут, хоть увольняйте и так далее. Зачем нам это надо? Поэтому, сначала переход на новую программу «на минималках», привыкание - потом развитие на построенном фундаменте! С эти подходом было согласно руководство заказчика. Итак, главное было запустить актуальную версию программы без потери функциональности старой системы. Внедрение же много чего запланировано в дальнейшем. Но, все же кое-что не удержались (это сложно и людей жалко) и запустили сразу, а именно:

• В складском учете запущено использование ордерных складов.
• Обмен данными с «Озон», «Яндекс-маркет» и собственным интернет-магазином.
• В единой учетной системе запущен учет остатков, продаж товара в разрезе организаций.
• Возможность вести и сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность из единой системы без ненужных синхронизаций.
• Запущено использование учета маркированной продукции.
• Подключен электронный документооборот 1С:ЭДО, встроенный в «1С».
• Внедрена более подробная детализация расчетов с покупателями и поставщиками: позаказно.
• Теперь используется актуальная версия учетной программы, которая развивается и поддерживается разработчиком, обновляется по мере необходимости!
• Также, программистом учтено множество небольших пожеланий, делающих работу более удобной и быстрой.

Некоторые дальнейшие планы, в реализации которых мы очень хотим принять участие.

• Внедрение системы учета по складским ячейкам.
• Использование терминалов сбора данных на складах в том числе для учета маркированной продукции.
• Развитие использования механизмов, встроенных в КА по фиксации и планированию взаимодействий с клиентами – CRM.
• Внедрение (возможно разработка) системы логистики.

 

 Автор: Берилло М.Ю., ООО «Деловые решения», г. Барнаул

Возврат к списку